2 caras de una misma moneda
Un estudio realizado por la Junior Achievement Europe, una organización internacional sin ánimo de lucro y que se dedica a promover la formación emprendedora y la educación financiera, entre otras competencias, revelo que un 59 % de los emprendedores encuestados indicaban que la planificación financiera y la elaboración de presupuestos eran las habilidades más necesarias en el mundo empresarial.
Las investigaciones y estadísticas avalan ampliamente el mensaje de los emprendedores encuestados, toda vez que 95 de cada 100 emprendimientos fracasan antes de los 7 años de vida siendo los problemas financieros su principal causa.
Quedará para el campo de la sociología, que estudia el comportamiento humano, determinar porque los emprendedores y dueños de empresa no dan importancia a algo tan importante como la organización del dinero, sin embargo, lo que si podemos hacer acá, es acercarte conceptos y herramientas y alentarte a que le des tanta importancia a la planificación financiera como a la producción, distribución o comercialización, ya que sin organización del dinero no hay empresa.
“ya que sin organización del dinero no hay empresa”
Muy probablemente, cuando la mayoría de los emprendedores o dueños de las MiPymes (micro, pequeña y mediana empresa) escuchan el termino planificación financiera deben pensar en especialistas en finanzas, gerentes financieros de grandes empresas, en formulas complejas, en macro proyecciones de números en planillas excel o en algún software de gestión especializado.
Pero la realidad dista mucho de ello. Observemos una definición “simple” de planificación financiera que dice;
“La planificación financiera es la elaboración de un presupuesto de ingresos y gastos que permite organizar el dinero de un modo eficaz y conveniente”
¿Simple verdad? Pero entonces ¿cuál será la razón por la que la mayoría de los dueños de empresas (lo indican las estadísticas) no le dedican atención y tiempo a algo que es la causa del 95 % de los fracasos empresarios?
Por supuesto que la planificación financiera involucra otras cuestiones importantes como el análisis de los resultados del negocio (informe de estado de resultados), el análisis de cómo estamos financiando la empresa (informe de balance o estado patrimonial) o el análisis de indicadores o ratios que miden la gestión o salud de la empresa. Pero a los efectos de esta nota, nos interesa dejar el mensaje, tanto a emprendedores como a dueños de MiPymes, que la planificación financiera u organización del dinero no es una tarea reservada para especialistas en finanzas, y que, con mínimos conocimientos y la utilización de algunas herramientas, el dueño puede hacer una excelente planificación financiera en su empresa.
Dicho esto, y con la intención de alentarte a que tu empresa tenga una mejor organización del dinero, repasaremos algunos conceptos útiles sobre presupuestos que son la base para la planificación financiera.
Los Presupuestos
Presupuestar significa hacer supuestos o suposiciones a futuro.
Los emprendedores y empresarios vivimos proyectando a futuro, lo que significa que hacemos supuestos y suposiciones, es decir, hacemos presupuestos.
Según la Real Academia Española la palabra presupuesto significa:
• Motivo, causa o pretexto con que se ejecuta algo
• Supuesto o suposición
Por su parte Wikipedia nos brinda esta interesante definición:
“Se llama Presupuesto al cálculo, exposición, planificación y formulación anticipada de los gastos e ingresos de una actividad económica. Es un plan de acción dirigido a cumplir con un objetivo previsto, expresado en términos financieros, el cual debe cumplirse en determinado tiempo, por lo general anual y en ciertas condiciones. Este concepto se aplica a todos y cada uno de los centros de responsabilidad de la organización.”
Fuente: Wikipedia
Se trata de una descripción muy completa que vale la pena desarrollar y reflexionar por partes:
- Se llama Presupuesto al cálculo, exposición, planificación y formulación anticipada de los gastos e ingresos de una actividad económica;
Por cálculo, se entiende que ha habido análisis; por exposición, que se hace explícito; por planificación, que se han detallado las tareas necesarias para alcanzar el objetivo y por formulación anticipada, que se hace ex ante, con anterioridad, es decir, que es una previsión sobre los gastos e ingresos de la actividad de la empresa. - Es un plan de acción dirigido a cumplir con un objetivo previsto, expresado en términos financieros, el cual debe cumplirse en determinado tiempo, por lo general anual y en ciertas condiciones;
Aquí ratifica la existencia de un “Objetivo” y de un “Plan” para alcanzarlo. Nos dice también que el Plan se expresa en términos financieros para cumplirse en un tiempo determinado, es decir, los presupuestos tienen una temporalidad definida. - Este concepto se aplica a todos y cada uno de los centros de responsabilidad de la organización;
Lo que dice aquí, es que el proceso presupuestario involucra a toda aquella área que, producto de su actividad, generará un “hecho económico-financiero” en la empresa.
Este concepto es muy claro y completo, destacándose ciertas palabras “clave” que revelan el verdadero sentido, orientación e importancia de la actividad de presupuestar, ellas son: Objetivo, Plan, Términos financieros, Centros de responsabilidad.
“La Planificación y los presupuestos están en el centro de la escena. Los presupuestos nos organizan, nos ordenan, nos dan certidumbre y confianza”
La Planificación y los presupuestos están en el centro de la escena. Los presupuestos nos organizan, nos ordenan, nos dan certidumbre y confianza.
Presupuestar significa anticiparnos, hacer supuestos a futuro, convirtiéndose entonces en un modelo predictivo tanto de lo que necesitaremos para alcanzar el objetivo propuesto, como su resultado.
En transforma tu pyme nos gusta utilizar un concepto de presupuesto simple y contundente que dice: UN PRESUPUESTO ES UN PLAN MONETIZADO
Veamos algunas características de los Presupuestos:
Objetivo de Presupuestar
- Predecir el resultado económico financiero de la actividad
- Planificar los recursos necesarios para alcanzar un objetivo
- Dar claridad a la organización en su conjunto
Beneficios de Presupuestar
- Organizarnos mejor
- Aumentar el conocimiento, seguridad y confianza de lo que hacemos
- Favorecer el trabajo en equipo (interáreas)
Temporalidad de los Presupuestos
- De corto plazo: se refiere a los Presupuestos operativos (áreas funcionales). Se formulan a un año, normalmente con revisiones trimestrales.
- De largo plazo: se refiere a Presupuestos que exceden el año. Generalmente relacionados al Plan Estratégico, o bien a inversiones o proyectos especiales.
Métodos para construir un Presupuesto
Se utilizan dos métodos, de arriba a abajo o de abajo a arriba. Cada uno tiene sus pros y contras.
De arriba a abajo: el dueño define el Presupuesto global y de allí hacia abajo cada una de las áreas funcionales confeccionarán el suyo. Este método tiene como inconveniente que puede perderse la riqueza de la información que se tiene desde la base de la organización.
De abajo a arriba: el análisis y definición de los Presupuestos sube desde las bases hacia arriba en función de ciertos objetivos que ha definido la dirección. Aquí las bases necesitan contar con Objetivos claros y precisos para la elaboración de los Presupuestos, de lo contrario se presupuestarán tareas que no están alineadas a los Objetivos de largo y corto plazo de la empresa.
Tipos de Presupuestos
El Presupuesto puede perseguir diferentes aspectos:
Financieros: busca conocer la posición financiera final alcanzado el Objetivo buscado.
De Resultado: busca conocer el resultado proyectado según el Objetivo buscado.
De Costos o Gastos: busca conocer el conjunto de erogaciones que la empresa tendrá que afrontar para llevar adelante su actividad.
Los Presupuestos Funcionales
Se trata de las previsiones que hace cada uno de los departamentos de la empresa (por ejemplo: Ventas, Producción, Compras, Logística, Marketing, etc.) para llevar adelante su gestión. Estos Presupuestos se encuentran relacionados por lo que, al modificar uno, habrá que modificar el resto.
Por lo general la presupuestación se inicia desde la generación de ingresos, es decir, desde el departamento de ventas, sigue por producción, abastecimiento, costo de ventas, gastos generales, para culminar con el Presupuesto de tesorería que incluye el Presupuesto de crédito por ventas y proveedores.
Representación gráfica del proceso de Planificación de largo y corto plazo:
Los Presupuestos buscan distintos fines. A través de los Presupuestos funcionales buscaremos entender el conjunto ingresos y egresos y la posición financiera final; pero también podemos perseguir la búsqueda de anticiparnos a conocer el “Resultado” que obtendremos de dicho Plan. En este caso, el dueño pyme busca conocer de antemano los “Resultados” que tendrá su empresa con el Plan elaborado.
“la planificación financiera y la elaboración de presupuestos
son dos habilidades necesarias y fundamentales para
el buen desarrollo de una empresa”
Como surge de la encuesta de la Junior Achievement Europe, la planificación financiera y la elaboración de presupuestos son dos habilidades necesarias y fundamentales para el buen desarrollo de una empresa.
Ni siquiera harán falta herramientas costosas o sofisticadas, con una simple planilla Excel, el dueño de empresa está en condiciones de elaborar un “pre-supuesto” de ingresos y gastos para organizar el dinero de un modo eficaz y conveniente.
A continuación, y a modo de ejemplo, se puede observar cómo una empresa presupuesta para un periodo anual dividido por trimestres tanto los ingresos financieros esperados como los egresos financieros esperados por área funcional.
Por supuesto que, como en cualquier disciplina, la presupuestación requiere de conocimiento y práctica, pero los beneficios de planificar las finanzas de nuestra empresa son prioritarios.